Smart Office นั้นสำคัญในยุคดิจิทัลที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว องค์กรต่างมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโต หนึ่งในกลยุทธ์สำคัญคือการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมสู่ออฟฟิศอัจฉริยะหรือSmart Officeและ สมาร์ทออฟฟิศ ไม่ได้เป็นเพียงแค่พื้นที่ทำงานที่ทันสมัย แต่เป็นการผสมผสานเทคโนโลยีล้ำสมัย การออกแบบพื้นที่อย่างชาญฉลาด และวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และความยั่งยืน
Smart Office แท้จริงคืออะไร
SmartOfficeแท้จริงนั้นหมายถึง ออฟฟิศที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองต่อพฤติกรรมการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก สร้างพื้นที่การทำงานที่สุขสบายให้กับพนักงานทุกคน บนพื้นฐานแนวคิดแบบ “Happy Workplace” โดยจะมีองค์ประกอบหลักดังนี้
องค์ประกอบหลักของ Smart Office มี 3 ประการ:
-
People (พนักงานและคณะผู้บริหาร): องค์กรต้องพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงสู่รูปแบบการทำงานใหม่ พนักงานต้องพร้อมเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ คณะผู้บริหารต้องสนับสนุนและส่งเสริมการเปลี่ยนแปลง
-
Place (สถานที่ทำงาน): พื้นที่ออฟฟิศต้องได้รับการออกแบบใหม่ให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น มีการจัดสรรพื้นที่อย่างชาญฉลาด รองรับการทำงานแบบ Activity-based Working หรือ Agile Working
-
Technology (เครื่องมือที่ทันสมัย): องค์กรต้องนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ เช่น Internet of Things (IoT), Cloud Computing, Big Data Analytics, Artificial Intelligence (AI)
ประโยชน์หลักของ SmartOffice มีดังนี้
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- เทคโนโลยีช่วยลดขั้นตอนยุ่งยาก เช่น ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ ระบบควบคุมไฟและอุณหภูมิอัตโนมัติ
- การออกแบบพื้นที่ที่ยืดหยุ่น รองรับการทำงานแบบ Co-working และ Hot Desking
- เครื่องมือสื่อสารและทำงานร่วมกันออนไลน์ ช่วยให้ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา
2. ประหยัดทรัพยากร
- ควบคุมการใช้พลังงานอย่างชาญฉลาด เช่น ไฟส่องสว่าง ปรับอุณหภูมิอัตโนมัติ
- จัดการพื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดการใช้กระดาษและอุปกรณ์สำนักงาน
3. สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี
- พื้นที่ทำงานที่ทันสมัย สะดวกสบาย และปลอดภัย
- ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และการแลกเปลี่ยนความรู้
- เพิ่มความพึงพอใจและความสุขในการทำงาน
4. ดึงดูดและรักษาพนักงาน
- ภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย น่าทำงาน
- สวัสดิการที่ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์คนรุ่นใหม่
- เพิ่มขวัญกำลังใจและความผูกพันกับองค์กร
5. รองรับการทำงานแบบ Hybrid
- เทคโนโลยีช่วยให้ทำงานจากที่ไหนก็ได้
- เชื่อมต่อข้อมูลและสื่อสารกับทีมได้อย่างราบรื่น
- เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน
ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ในSmart Office
- ระบบจองห้องประชุมออนไลน์
- ระบบควบคุมไฟและอุณหภูมิอัตโนมัติ
- เซ็นเซอร์ตรวจจับความเคลื่อนไหว
- ระบบจดจำใบหน้า
- โต๊ะทำงานปรับระดับได้
- จอแสดงผลอัจฉริยะ
- เครื่องมือสื่อสารออนไลน์ เช่น Zoom, Microsoft Teams
อย่างไรก็ตาม การนำSmartOfficeมาใช้ จำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังนี้
- วัฒนธรรมองค์กร
- งบประมาณ
- เทคโนโลยี
- ทักษะของพนักงาน
หากองค์กรสามารถนำSmartOfficeมาใช้ได้อย่างเหมาะสม จะส่งผลดีต่อทั้งองค์กรและพนักงาน
ตัวอย่างการทำSmartOfficeในพื้นที่บริเวณต่างๆ
การจัดรูปแบบ Smart Office นอกจากจะต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบการจัดผังที่นั่ง ยังต้องจัดแบ่งพื้นที่ออฟฟิศออกเป็น 3 โซนหลัก โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาบริหารจัดการแต่ละพื้นที่อย่างเหมาะสม ดังนี้
1. โซนสำหรับการทำงาน (Work)
- โต๊ะทำงานแบบ Flexi-Desk: พนักงานสามารถเลือกโต๊ะทำงานได้อย่างอิสระ โดยไม่ต้องมีโต๊ะประจำ
- ระบบจองโต๊ะทำงานล่วงหน้า: ช่วยให้พนักงานจองโต๊ะทำงานล่วงหน้าผ่านแอปพลิเคชัน
- ระบบไฟส่องสว่างอัจฉริยะ: ปรับแสงสว่างให้เหมาะสมกับการทำงาน
- ระบบควบคุมอุณหภูมิ: ปรับอุณหภูมิให้เหมาะสมกับการทำงาน
- ตู้เก็บของส่วนตัว: พนักงานสามารถเก็บของส่วนตัวไว้ที่ตู้ล็อกเกอร์
- ห้องประชุม: ติดตั้งระบบจองห้องประชุมล่วงหน้า อุปกรณ์สำหรับการประชุมทางไกล
- พื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน: ออกแบบพื้นที่ให้อำนวยความสะดวกต่อการทำงานร่วมกัน เช่น โซฟา เก้าอี้ โต๊ะ
2. โซนสำหรับการพักผ่อน (Relax)
- มุมพักผ่อน: ออกแบบพื้นที่ให้ผ่อนคลาย เช่น เก้าอี้โยก โซฟา ต้นไม้
- ห้องเกม: พนักงานสามารถเล่นเกมเพื่อผ่อนคลาย
- ห้องนอน: พนักงานสามารถงีบหลับพักผ่อน
- มุมกาแฟ: พนักงานสามารถชงกาแฟ ดื่มน้ำ
3. โซนสำหรับการพบปะสังสรรค์ (Socialize)
- พื้นที่ส่วนกลาง: ออกแบบพื้นที่ให้อำนวยความสะดวกต่อการพบปะพูดคุย เช่น โต๊ะ เก้าอี้
- มุมอาหาร: พนักงานสามารถทานอาหาร พูดคุยกัน
- ห้องประชุมขนาดใหญ่: รองรับการจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น สัมมนา ปาร์ตี้
สรุป
Smart Officeเป็นแนวทางการทำงานยุคใหม่ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ประหยัดทรัพยากร ดึงดูดพนักงาน และสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี องค์กรควรพิจารณาความเหมาะสมของเทคโนโลยีและเตรียมความพร้อมขององค์กรก่อนนำมาใชแ้และSmart Officeยังสามารถนำไปปรับใช้กับออฟฟิศทั่วไปหรือออฟฟิศน็อคดาวน์ อีกด้วย หวังว่าบทความนี้จะทำให้ทุกคนได้ไขข้อข้องใจเกี่ยวกับSmart Officeนะครับ
